Việc thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường, tiếp cận khách hàng nhanh chóng và hiệu quả. Tuy nhiên, để đảm bảo thủ tục đúng luật, hồ sơ hợp lệ và thời gian xử lý nhanh chóng, bạn cần một đơn vị tư vấn chuyên nghiệp. Thuận Việt TN tự hào cung cấp dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài uy tín, hỗ trợ trọn gói từ A–Z. Cùng tìm hiểu chi tiết quy trình và lợi ích trong bài viết dưới đây.
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam
Theo quy định tại Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau:
- Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
- Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
- Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
- Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
- Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam
Tại Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định 01 bộ hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam bao gồm các giấy tờ sau:
- Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
- Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;
- Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;
- Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
- Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:
- Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
- Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 28 Nghị định 07/2016/NĐ-CP và quy định pháp luật có liên quan.
Lưu ý: Các tài liệu tại Điểm b, c, d và đ Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP (nếu người đứng đầu văn phòng đại diện là người nước ngoài) phải dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo đúng quy định pháp luật Việt Nam.
Riêng tài liệu tại Điểm b Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP còn cần được cơ quan ngoại giao hoặc lãnh sự Việt Nam tại nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự trước khi sử dụng.
Quy trình thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam
Bước 1: Nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền
Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp, qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện) đến Cơ quan cấp Giấy phép tại địa phương dự kiến đặt văn phòng đại diện.
- Trực tiếp: Nộp trực tiếp tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh, 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ
- Trực tuyến: Mức độ 4, nộp trực tuyến qua hệ thống dịch vụ hành chính công, 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ
- Dịch vụ bưu chính: Nộp qua bưu điện, 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ
Bước 2: Cơ quan cấp phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu cần
Sau khi tiếp nhận, trong vòng 03 ngày làm việc, cơ quan cấp phép sẽ tiến hành kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ. Nếu phát hiện hồ sơ thiếu hoặc chưa đúng quy định, họ sẽ yêu cầu bổ sung. Tuy nhiên, lưu ý rằng cơ quan chỉ được yêu cầu bổ sung một lần duy nhất trong suốt quá trình xử lý hồ sơ. Do đó, việc chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng ngay từ đầu sẽ giúp tăng khả năng được cấp phép nhanh chóng.
Bước 3: Cấp hoặc từ chối cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện
Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ ra quyết định cấp hoặc không cấp Giấy phép.
- Nếu hồ sơ đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định pháp luật, thương nhân nước ngoài sẽ được cấp phép hoạt động văn phòng đại diện tại Việt Nam.
- Trường hợp bị từ chối, cơ quan cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do cụ thể.
Bước 4: Lấy ý kiến Bộ quản lý chuyên ngành (nếu có)
Đối với những trường hợp đặc biệt, như ngành nghề chưa được quy định rõ trong các văn bản pháp luật chuyên ngành hoặc thuộc phạm vi Khoản 5 Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP thì cần phải lấy ý kiến từ Bộ quản lý chuyên ngành.
Trong vòng 03 ngày làm việc, cơ quan cấp phép sẽ gửi công văn xin ý kiến. Bộ quản lý chuyên ngành sẽ phản hồi trong 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận văn bản. Dựa trên ý kiến đó, cơ quan cấp phép sẽ quyết định cấp hoặc từ chối cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện trong thời hạn 05 ngày làm việc, kèm văn bản giải thích nếu không đồng ý cấp phép.
Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có được giao kết hợp đồng lao động không?
Căn cứ Khoản 3 Điều 18 Luật Thương mại 2005 quy định nghĩa vụ của Văn phòng đại diện như sau:
“Không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài, trừ trường hợp Trưởng Văn phòng đại diện có giấy uỷ quyền hợp pháp của thương nhân nước ngoài hoặc các trường hợp quy định tại các khoản 2, 3 và 4 Điều 17 của Luật này”
Tuy nhiên, tại Khoản 3 Điều 17 Luật Thương mại 2005 quy định quyền của văn phòng đại diện là tuyển dụng lao động là người Việt Nam, người nước ngoài để làm việc tại Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Như vậy, văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài được phép giao kết hợp đồng lao động để tuyển dụng nhân sự làm việc tại văn phòng. Đây là quyền hợp pháp theo quy định tại Khoản 3 Điều 17 Luật Thương mại 2005. Tuy nhiên, văn phòng không được ký hợp đồng thương mại, trừ khi có ủy quyền hợp pháp từ thương nhân nước ngoài.
Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài uy tín tại Việt Nam
- Tư vấn điều kiện và quy định pháp luật: Phân tích điều kiện thành lập, ngành nghề kinh doanh, quyền và nghĩa vụ của văn phòng đại diện theo quy định hiện hành.
- Hỗ trợ lựa chọn địa điểm và người đứng đầu hợp pháp: Tư vấn địa chỉ đặt văn phòng và hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ cho người đứng đầu theo đúng pháp luật Việt Nam.
- Soạn thảo và hoàn thiện hồ sơ xin cấp phép: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ pháp lý, từ mẫu đơn, quyết định bổ nhiệm đến giấy ủy quyền và tài liệu liên quan.
- Dịch thuật, công chứng và hợp pháp hóa lãnh sự: Hỗ trợ dịch thuật công chứng và hợp pháp hóa các tài liệu nước ngoài đúng chuẩn quy định.
- Đại diện nộp hồ sơ và làm việc với cơ quan chức năng: Trực tiếp nộp, theo dõi tiến độ xử lý và nhận kết quả giấy phép tại Sở Công Thương địa phương.
- Tư vấn thủ tục sau cấp phép: Hướng dẫn đăng ký con dấu, kê khai thuế ban đầu, mở tài khoản ngân hàng và thực hiện nghĩa vụ báo cáo.
- Hỗ trợ pháp lý xuyên suốt hoạt động: Tư vấn các thủ tục thay đổi, gia hạn hoặc chấm dứt văn phòng đại diện, đảm bảo tuân thủ pháp luật trong quá trình vận hành.
Trên đây là toàn bộ nội dung liên quan đến thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài uy tín tại Việt Nam của Thuận Việt TN. Quý khách hàng có nhu cầu cần tư vấn pháp lý vui lòng liên hệ chúng tôi để được hô trợ tốt nhất!