Danh mục chứng từ kế toán hộ kinh doanh kê khai năm 2025 đầy đủ, chi tiết

1. Bộ chứng từ kế toán hộ kinh doanh kê khai năm 2025 - Miễn phí tải về

Theo quy định kế toán hiện hành, hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai bắt buộc phải lập và lưu trữ đầy đủ hệ thống chứng từ kế toán phát sinh trong quá trình hoạt động. Bộ chứng từ kế toán hộ kinh doanh kê khai năm 2025 bao gồm các loại chứng từ cơ bản như: phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập – xuất kho, bảng lương người lao động, hóa đơn, giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước, ủy nhiệm chi, giấy báo nợ – báo có của ngân hàng.

Dưới đây là danh mục các mẫu chứng từ kế toán hộ kinh doanh kê khai 2025 chuẩn theo quy định, được cung cấp miễn phí để tải về và sử dụng:

Lưu ý: Việc sử dụng đúng mẫu chứng từ không chỉ giúp hộ kinh doanh kê khai thuế chính xác, minh bạch, mà còn là căn cứ quan trọng khi cơ quan thuế kiểm tra, thanh tra.

2. Việc xóa bỏ thuế khoán và tác động đến việc áp dụng chứng từ kế toán hộ kinh doanh kê khai ra sao?

Trong tiến trình cải cách quản lý thuế và minh bạch hóa hoạt động kinh doanh, Nhà nước đang từng bước chấm dứt hoàn toàn phương pháp thuế khoán đối với hộ kinh doanh. Việc thay đổi này không chỉ tác động đến cách tính thuế, mà còn kéo theo yêu cầu bắt buộc về chứng từ, sổ sách kế toán và hóa đơn đối với hộ kinh doanh theo phương pháp kê khai.

Theo lộ trình quy định:

• Từ ngày 01/06/2025, các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên đang nộp thuế theo hình thức khoán bắt buộc phải chuyển sang kê khai, thực hiện nộp thuế dựa trên doanh thu thực tế phát sinh.
• Từ ngày 01/01/2026, phương pháp thuế khoán chính thức bị bãi bỏ hoàn toàn. Kể từ thời điểm này, toàn bộ hộ kinh doanh cá thể trên cả nước đều phải áp dụng phương pháp kê khai thuế.

Điều này đồng nghĩa với việc, từ năm 2026:

• Hộ kinh doanh phải ghi chép sổ sách kế toán đầy đủ, theo dõi doanh thu – chi phí – nghĩa vụ thuế.
• Hóa đơn điện tử trở thành yêu cầu bắt buộc, trong đó có việc sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế đối với các ngành nghề phù hợp.

Để việc chuyển đổi từ thuế khoán sang kê khai diễn ra đồng bộ, cơ quan thuế dự kiến chia hộ kinh doanh thành 4 nhóm theo quy mô doanh thu hằng năm, qua đó áp dụng cơ chế hóa đơn và chế độ kế toán tương ứng, tránh gây áp lực đột ngột cho các hộ nhỏ lẻ.

Cụ thể:

• Nhóm doanh thu dưới 200 triệu đồng/năm: Các hộ thuộc nhóm này được khuyến khích sử dụng hóa đơn sau khi thuế khoán bị bãi bỏ. Chế độ kế toán áp dụng theo mô hình cực kỳ đơn giản, hỗ trợ thực hiện thông qua phần mềm của Bộ Tài chính.
• Nhóm doanh thu từ 200 triệu đến dưới 1 tỷ đồng/năm: Việc sử dụng hóa đơn được khuyến khích theo lộ trình dự kiến từ năm 2027–2028. Hộ kinh doanh vẫn áp dụng chế độ kế toán rất đơn giản, chủ yếu phục vụ mục tiêu theo dõi doanh thu và nghĩa vụ thuế.
• Nhóm doanh thu từ 1 tỷ đến dưới 10 tỷ đồng/năm: (Riêng xây dựng, công nghiệp, nông nghiệp: từ 1–3 tỷ đồng/năm). Đây là nhóm bắt buộc sử dụng hóa đơn và thực hiện chế độ kế toán theo hình thức đơn giản, được điều chỉnh trên cơ sở sửa đổi Thông tư 88/2021/TT-BTC.
• Nhóm doanh thu từ 10 tỷ đồng/năm trở lên: Phải bắt buộc sử dụng hóa đơn và thực hiện đầy đủ chế độ kế toán theo Thông tư 88/2021/TT-BTC, tương đương với yêu cầu kế toán của doanh nghiệp nhỏ.

Việc xóa bỏ thuế khoán không đơn thuần là thay đổi cách thu thuế, mà là bước chuyển căn bản trong phương thức quản lý hộ kinh doanh – từ “ước tính” sang “theo dõi bằng số liệu thực”. Từ năm 2026, hộ kinh doanh buộc phải thích ứng với cơ chế sổ sách, hóa đơn và kê khai minh bạch, đồng thời cũng có cơ hội tiệm cận dần với chuẩn mực quản trị tài chính của doanh nghiệp, tạo nền tảng cho việc mở rộng quy mô trong tương lai.

3. Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có phải thực hiện quyết toán thuế không?

Trong quá trình chuyển từ phương pháp thuế khoán sang kê khai, nhiều hộ kinh doanh đặc biệt quan tâm đến nghĩa vụ quyết toán thuế cuối năm. Đây là nội dung quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến thủ tục hành chính và trách nhiệm pháp lý của người nộp thuế.

Căn cứ Điều 5 Thông tư 40/2021/TT-BTC, quy định về phương pháp tính thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai, có thể khái quát các nội dung chính như sau:

• Phương pháp kê khai áp dụng đối với:
• • Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh quy mô lớn;
  • Hoặc chưa đạt quy mô lớn nhưng tự nguyện lựa chọn kê khai.
• Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai thực hiện:
• • Khai thuế theo tháng;
  • Trường hợp đủ điều kiện theo quy định thì được khai theo quý theo Điều 9 Nghị định 126/2020/NĐ-CP.

Nếu doanh thu kê khai không phù hợp với thực tế, cơ quan thuế có quyền ấn định doanh thu tính thuế theo Luật Quản lý thuế. Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai phải thực hiện chế độ kế toán, hóa đơn, chứng từ, trừ một số lĩnh vực đặc thù có thể xác định doanh thu thông qua xác nhận của cơ quan chức năng.

Đặc biệt, pháp luật quy định rõ: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai không phải thực hiện quyết toán thuế.

Mặc dù phải kê khai thuế định kỳ và thực hiện sổ sách, hóa đơn, chứng từ, nhưng hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai không phát sinh nghĩa vụ quyết toán thuế cuối năm. Quy định này nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính, giảm gánh nặng tuân thủ cho hộ kinh doanh trong quá trình chuyển đổi sang hình thức quản lý thuế minh bạch hơn.

4. Không có hoặc lập sai chứng từ kế toán hộ kinh doanh kê khai bị xử phạt như thế nào?

Đối với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai, việc lập, ký và quản lý chứng từ kế toán là nghĩa vụ bắt buộc. Nếu không lập, lập sai hoặc làm sai quy định về chứng từ, hộ kinh doanh có thể bị xử phạt hành chính với mức tiền phạt khá cao.

Căn cứ khoản 1, 2, 3 Điều 8 Nghị định 41/2018/NĐ-CP, mức xử phạt được chia thành 03 nhóm như sau:

• Phạt tiền từ 3 – 5 triệu đồng

Áp dụng khi chứng từ kế toán có sai sót mang tính hình thức, kỹ thuật, gồm các hành vi:

• Mẫu chứng từ thiếu nội dung bắt buộc theo quy định;
• Tẩy xóa, sửa chữa chứng từ kế toán;
• Ký bằng mực đỏ, mực dễ phai;
• Ký bằng dấu chữ ký khắc sẵn;
• Chứng từ chi tiền không ký đầy đủ theo từng liên.

Đây là nhóm lỗi phổ biến, dễ mắc, nhưng vẫn bị xử phạt bằng tiền.

• Phạt tiền từ 5 – 10 triệu đồng

Áp dụng cho các vi phạm về quy trình lập, ký và lưu trữ chứng từ, gồm:

• Lập chứng từ không đủ số liên theo quy định;
• Ký khi chưa ghi đủ nội dung thuộc trách nhiệm người ký;
• Ký không đúng thẩm quyền;
• Chữ ký không thống nhất, không đúng mẫu đã đăng ký;
• Chứng từ thiếu chữ ký theo chức danh quy định;
• Không dịch chứng từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt;
• Làm hư hỏng, làm mất chứng từ đang trong quá trình sử dụng.

Nhóm này phản ánh việc quản lý chứng từ không chặt chẽ, dễ phát sinh rủi ro về thuế và kiểm tra sau này.

• Phạt tiền từ 20 – 30 triệu đồng

Áp dụng cho các hành vi nghiêm trọng, có dấu hiệu gian lận, gồm:

• Giả mạo, khai man chứng từ kế toán (chưa đến mức truy cứu hình sự);
• Ép buộc hoặc thỏa thuận người khác giả mạo chứng từ;
• Lập chứng từ nhiều liên nhưng nội dung không giống nhau;
• Không lập chứng từ khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
• Lập trùng nhiều lần chứng từ cho một nghiệp vụ;
• Chi tiền khi chứng từ chưa đủ chữ ký hợp pháp.

Đây là những hành vi có thể bị coi là che giấu doanh thu, chi phí, tiềm ẩn rủi ro rất lớn về thuế và trách nhiệm pháp lý.

Lưu ý quan trọng về mức phạt: Các mức phạt nêu trên áp dụng đối với cá nhân vi phạm; trường hợp tổ chức vi phạm thì mức phạt tiền gấp 02 lần so với cá nhân, theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 41/2018/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 2 Điều 5 Nghị định 102/2021/NĐ-CP.

Đối với hộ kinh doanh kê khai, chứng từ kế toán không chỉ là “giấy tờ nội bộ” mà còn là căn cứ pháp lý để cơ quan thuế kiểm tra, xác định nghĩa vụ thuế. Việc không lập, lập sai, ký sai hoặc làm thất lạc chứng từ đều có thể bị xử phạt từ 3 triệu đến 30 triệu đồng, thậm chí cao hơn nếu là tổ chức. Vì vậy, hộ kinh doanh cần chủ động kiểm soát chặt chẽ việc lập – ký – lưu trữ chứng từ để tránh rủi ro xử phạt và tranh chấp về thuế.

Thực hiện chứng từ kế toán hộ kinh doanh kê khai đúng quy định cùng Thuận Việt TN

Việc quản lý và lập đầy đủ chứng từ kế toán là yêu cầu bắt buộc đối với mọi hộ kinh doanh kê khai, giúp đảm bảo tính minh bạch doanh thu – chi phí, xác định đúng số thuế phải nộp và tránh nguy cơ bị xử phạt theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP. Tại Thuận Việt TN, chúng tôi cung cấp dịch vụ hỗ trợ toàn diện, bao gồm:

• Hướng dẫn lập và sử dụng chứng từ kế toán: Tư vấn hộ kinh doanh hiểu đúng mẫu chứng từ, nội dung bắt buộc và cách lập phù hợp với từng loại nghiệp vụ phát sinh.
• Thiết lập và vận hành sổ sách kế toán: Hỗ trợ ghi chép doanh thu, chi phí theo đúng quy định đối với hộ kinh doanh kê khai, đảm bảo dữ liệu thống nhất và dễ đối chiếu với cơ quan thuế.
• Tư vấn xử lý vi phạm và rủi ro pháp lý: Giúp hộ kinh doanh nhận diện các lỗi thường gặp như lập thiếu liên, ký sai thẩm quyền, không lập chứng từ khi phát sinh giao dịch… và hướng dẫn cách khắc phục kịp thời để tránh mức phạt từ 3–30 triệu đồng.

Với kinh nghiệm chuyên sâu trong lĩnh vực kế toán – thuế hộ kinh doanh, Thuận Việt TN đồng hành giúp bạn thiết lập hệ thống chứng từ chuẩn mực, tuân thủ đúng pháp luật và vận hành kinh doanh an toàn – hiệu quả – bền vững.