1. Cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài được hiểu thế nào?
Cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài là thủ tục hành chính do cơ quan nhà nước có thẩm quyền tại Việt Nam thực hiện, nhằm cho phép người lao động mang quốc tịch nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Thủ tục này không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn là công cụ quản lý lao động nước ngoài, giúp bảo vệ quyền lợi của người lao động và duy trì an ninh, trật tự xã hội.
Theo Khoản 1 Điều 151 Bộ luật Lao động 2019, để được cấp giấy phép lao động tại Việt Nam, người lao động nước ngoài phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:
- Đủ 18 tuổi trở lên và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;
- Có trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tay nghề hoặc kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí công việc dự kiến;
- Sức khỏe đạt yêu cầu theo quy định do Bộ trưởng Bộ Y tế ban hành;
- Không đang trong thời gian chấp hành hình phạt, bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc chưa được xóa án tích, theo quy định pháp luật Việt Nam hoặc pháp luật nước ngoài;
- Có giấy phép lao động do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, ngoại trừ các trường hợp được miễn theo Điều 154 Bộ luật Lao động 2019.
Như vậy, giấy phép lao động không chỉ là căn cứ pháp lý bắt buộc để người nước ngoài thực hiện công việc hợp pháp mà còn là công cụ quản lý quan trọng đối với nhà nước, giúp kiểm soát và hỗ trợ lao động nước ngoài, đồng thời đảm bảo sự ổn định trong môi trường lao động và xã hội.
2. Những giấy tờ cần thiết để được cấp giấy phép lao động cho lao động nước ngoài tại Việt Nam
Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác là yêu cầu bắt buộc để người lao động nước ngoài được cấp giấy phép lao động hợp pháp tại Việt Nam. Thuận Việt TN hướng dẫn chi tiết hồ sơ cần chuẩn bị như sau:
(1) Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động: Người sử dụng lao động phải lập văn bản báo cáo và giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, đồng thời đề nghị cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 03 Phụ lục kèm theo Nghị định 219/2025.
(2) Giấy khám sức khỏe: Giấy khám sức khỏe do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có đủ điều kiện cấp, trừ trường hợp kết quả khám sức khỏe đã được kết nối và chia sẻ trên Hệ thống thông tin về quản lý hoạt động khám bệnh, chữa bệnh hoặc cơ sở dữ liệu quốc gia về y tế.
Trường hợp giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế nước ngoài cấp, phải áp dụng khi Việt Nam và nước ngoài có thỏa thuận công nhận lẫn nhau. Thời hạn sử dụng không quá 12 tháng kể từ ngày cấp.
(3) Hộ chiếu còn hiệu lực
(4) Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận: Xác nhận người lao động nước ngoài không đang trong thời gian chấp hành hình phạt, chưa xóa án tích hoặc không bị truy cứu trách nhiệm hình sự, cấp không quá 6 tháng kể từ ngày cấp đến ngày nộp hồ sơ. Trừ trường hợp đã thực hiện liên thông thủ tục hành chính về cấp Phiếu lý lịch tư pháp và giấy phép lao động.
(5) 02 ảnh màu: Kích thước 4 x 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính.
(6) Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc: Người lao động nước ngoài thuộc một trong các trường hợp:
- Văn bản của người sử dụng lao động tại nước ngoài cử sang làm việc tại hiện diện thương mại ở Việt Nam, xác nhận đã tuyển dụng trước đó ít nhất 12 tháng
- Văn bản kèm hợp đồng hoặc thỏa thuận đối với người lao động
- Hợp đồng cung cấp dịch vụ và chứng minh đã làm việc ít nhất 24 tháng cho doanh nghiệp nước ngoài không có hiện diện thương mại tại Việt Nam
- Văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử sang Việt Nam để đàm phán cung cấp dịch vụ
- Văn bản cử người lao động sang Việt Nam phù hợp vị trí dự kiến
- Giấy tờ chứng minh là nhà quản lý theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 219/2025
(7) Giấy tờ chứng minh năng lực chuyên môn: Chứng minh người lao động nước ngoài là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật theo Điều 19 Nghị định 219/2025.
* Hồ sơ đối với người lao động đã có giấy phép lao động
(1) Người lao động đã có giấy phép còn hiệu lực, làm việc cho người sử dụng lao động khác ở cùng vị trí và lĩnh vực
- Giấy xác nhận của người sử dụng lao động cũ về việc người lao động hiện đang làm việc.
- Các giấy tờ tại khoản 1, 3, 5, 6 Điều 18.
- Bản sao giấy phép lao động đã được cấp.
- Giấy tờ chứng minh nhà quản lý, giám đốc điều hành (nếu có).
(2) Người lao động thay đổi vị trí công việc hoặc hình thức làm việc nhưng không đổi người sử dụng lao động
- Các giấy tờ tại khoản 1, 3, 5 Điều 18.
- Giấy tờ chứng minh vị trí công việc theo Điều 19.
- Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc theo khoản 6 Điều 18.
- Bản sao giấy phép lao động đã được cấp.
(3) Người lao động đã được gia hạn giấy phép lao động và muốn tiếp tục làm việc cho cùng vị trí và lĩnh vực
- Các giấy tờ tại khoản 1, 2, 3, 5, 6 Điều 18.
- Bản sao giấy phép lao động đã được cấp.
- Giấy tờ chứng minh năng lực chuyên môn (nhà quản lý, giám đốc điều hành).
Lưu ý quan trọng:
- Tất cả giấy tờ gốc hoặc bản sao có chứng thực. Giấy tờ nước ngoài phải hợp pháp hóa lãnh sự hoặc được miễn theo điều ước quốc tế, dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo pháp luật Việt Nam.
- Hồ sơ chuẩn bị đầy đủ, chính xác sẽ giúp quá trình xin cấp giấy phép lao động diễn ra nhanh chóng – hợp pháp – minh bạch, đồng thời bảo đảm quyền lợi hợp pháp của người lao động và người sử dụng lao động.
Thuận Việt TN sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp và người lao động nước ngoài chuẩn bị hồ sơ, rà soát giấy tờ, đảm bảo thủ tục cấp giấy phép lao động đúng quy định, giảm thiểu rủi ro pháp lý và tiết kiệm thời gian.
3. Quy trình cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài tại Việt Nam
Theo Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, việc cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam được thực hiện theo trình tự sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động
Trước ít nhất 10 ngày, nhưng không quá 60 ngày kể từ ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc, người sử dụng lao động nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động bằng một trong các hình thức:
- Nộp trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công địa phương nơi người lao động dự kiến làm việc;
- Thông qua dịch vụ bưu chính công ích;
- Thuê dịch vụ của doanh nghiệp, cá nhân;
- Ủy quyền cho người khác nộp hồ sơ.
Trung tâm Phục vụ hành chính công sẽ chuyển hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông và Cổng Dịch vụ công quốc gia.
Bước 2: Giải quyết hồ sơ và cấp giấy phép lao động
- Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ:
- Cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 04 Phụ lục kèm Nghị định 219/2025/NĐ-CP; hoặc
- Từ chối cấp phép, đồng thời trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do trong 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.
Bước 3: Ký hợp đồng lao động (nếu có)
Đối với người lao động nước ngoài theo quy định tại các điểm a và m khoản 1 Điều 2 Nghị định 219/2025/NĐ-CP:
- Sau khi được cấp giấy phép, người lao động và người sử dụng lao động phải ký hợp đồng lao động bằng văn bản theo quy định của pháp luật lao động Việt Nam trước ngày dự kiến làm việc.
- Khi được yêu cầu, người sử dụng lao động phải gửi bản sao hợp đồng lao động đã ký kết tới cơ quan cấp giấy phép.
Bước 4: Thông báo khi làm việc tại nhiều địa phương
Nếu người lao động nước ngoài đã có giấy phép lao động và có nhu cầu làm việc tại nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, trước ít nhất 3 ngày dự kiến làm việc, người sử dụng lao động phải thông báo cho cơ quan có thẩm quyền nơi người lao động dự kiến làm việc các thông tin:
- Họ và tên, tuổi, quốc tịch, số hộ chiếu, số giấy phép lao động;
- Tên người sử dụng lao động;
- Ngày bắt đầu và ngày kết thúc làm việc, không vượt quá thời hạn của giấy phép lao động đã cấp.
Việc tuân thủ đúng trình tự, thời hạn và chủ thể nộp hồ sơ là yêu cầu bắt buộc để được cấp giấy phép lao động hợp pháp. Trường hợp nộp sai cơ quan, thiếu giấy tờ hoặc không đúng thời hạn có thể bị từ chối cấp phép. Do đó, doanh nghiệp cần rà soát kỹ hồ sơ và xác định chính xác loại hình làm việc của người lao động nước ngoài để thực hiện thủ tục đúng quy định.
4. Giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài có hiệu lực bao lâu?
Theo Điều 21 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thời hạn của giấy phép lao động và giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động được xác định dựa trên thời hạn ngắn nhất trong một trong các căn cứ sau, nhưng tối đa không quá 02 năm:
- Thời hạn hợp đồng lao động dự kiến giữa người lao động nước ngoài và người sử dụng lao động tại Việt Nam.
- Thời hạn trong văn bản của bên nước ngoài cử người lao động sang làm việc tại Việt Nam.
- Thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận ký kết giữa đối tác Việt Nam và đối tác nước ngoài.
- Thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận cung cấp dịch vụ ký kết giữa các bên.
- Thời hạn trong văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài sang Việt Nam để đàm phán cung cấp dịch vụ.
- Thời hạn đã được xác định trong giấy phép kinh doanh, thành lập, hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
- Thời hạn trong văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài để thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam.
- Thời hạn trong văn bản chứng minh người lao động nước ngoài tham gia hoạt động tại doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam.
- Thời hạn trong văn bản của bên nước ngoài theo thỏa thuận hoặc điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
- Thời hạn trong văn bản của bên nước ngoài theo thỏa thuận quốc tế mà cơ quan trung ương hoặc cấp tỉnh ký kết.
Lưu ý: Đối với giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động (khoản 14, 15 Điều 7), thời hạn do các bộ, cơ quan ngang bộ hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xác nhận, tối đa cũng không quá 02 năm.
- Thời hạn giấy phép lao động được cấp lại: Theo Điều 26 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, giấy phép lao động được cấp lại sẽ có thời hạn bằng thời hạn giấy phép đã cấp trước đó trừ đi thời gian người lao động đã làm việc tính đến thời điểm đề nghị cấp lại.
- Thời hạn giấy phép lao động được gia hạn: Theo Điều 29 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, giấy phép lao động được gia hạn sẽ có thời hạn dựa trên một trong các căn cứ quy định tại Điều 21, nhưng chỉ được gia hạn một lần với tối đa 02 năm.
5. Thẩm quyền cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài
Dựa trên Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thẩm quyền cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài được thực hiện như sau:
- Người sử dụng lao động chuẩn bị hồ sơ và nộp đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động dự kiến làm việc. Hồ sơ có thể nộp trực tiếp, qua bưu chính công ích, thuê dịch vụ của doanh nghiệp/cá nhân hoặc ủy quyền.
- Trung tâm Phục vụ hành chính công có nhiệm vụ chuyển hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép lao động theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông, đồng thời thông qua Cổng Dịch vụ công quốc gia.
- Cơ quan có thẩm quyền trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ sẽ xem xét chấp thuận nhu cầu và cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 04. Trường hợp không chấp thuận, cơ quan này phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do trong 3 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ.
- Đối với người lao động nước ngoài thuộc một số trường hợp đặc thù (theo điểm a và m khoản 1 Điều 2), sau khi được cấp giấy phép lao động, người sử dụng lao động và người lao động phải ký hợp đồng lao động bằng văn bản và gửi bản sao tới cơ quan cấp giấy phép khi được yêu cầu.
- Trường hợp người lao động nước ngoài đã có giấy phép lao động và làm việc cho nhiều tỉnh/thành phố, người sử dụng lao động phải thông báo trước ít nhất 3 ngày cho cơ quan có thẩm quyền tại nơi dự kiến làm việc các thông tin cơ bản về người lao động, thời gian bắt đầu và kết thúc làm việc, không vượt quá thời hạn giấy phép đã cấp.
Tóm lại, thẩm quyền cấp giấy phép lao động tập trung vào cơ quan có thẩm quyền được nhận hồ sơ từ Trung tâm Phục vụ hành chính công, trong khi Trung tâm đóng vai trò trung gian tiếp nhận, chuyển và hướng dẫn hồ sơ.
6. Những lưu ý quan trọng khi xin giấy phép lao động cho người nước ngoài
Thuận Việt TN xin lưu ý một số điểm quan trọng giúp quá trình xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài diễn ra suôn sẻ, nhanh chóng và hợp pháp:
- Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác: Thiếu hoặc sai sót trong hồ sơ có thể dẫn đến chậm trễ, từ chối cấp phép hoặc yêu cầu bổ sung nhiều lần từ cơ quan có thẩm quyền.
- Xác định đúng cơ quan cấp phép: Cần nắm rõ Bộ Nội vụ hoặc Sở Nội vụ địa phương nơi người lao động sẽ làm việc, cũng như hình thức làm việc của lao động nước ngoài để nộp hồ sơ đúng nơi.
- Chú ý thời hạn giấy phép: Giấy phép lao động thường có thời hạn tối đa 2 năm, tùy vào hợp đồng hoặc hình thức làm việc. Người sử dụng lao động nên theo dõi thời hạn và chuẩn bị hồ sơ gia hạn kịp thời.
- Tuân thủ quy định về điều kiện lao động: Người lao động nước ngoài phải đáp ứng đầy đủ điều kiện về tuổi, sức khỏe, trình độ chuyên môn và lý lịch tư pháp, theo quy định tại Bộ luật Lao động 2019.
- Lưu ý các trường hợp miễn giấy phép: Một số lao động nước ngoài được miễn giấy phép theo quy định, doanh nghiệp cần nắm rõ để tránh nộp hồ sơ không cần thiết.
Để quá trình xin giấy phép lao động thuận lợi và suôn sẻ, khách hàng có thể liên hệ Thuận Việt TN để được hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, hướng dẫn thủ tục và đại diện làm việc với cơ quan có thẩm quyền, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro pháp lý.
Dịch vụ tư vấn xin giấy phép lao động cho người nước ngoài – Thuận Việt TN
Việc xin giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam không chỉ là thủ tục hành chính bắt buộc mà còn liên quan trực tiếp đến các quy định về Bộ luật Lao động 2019, Nghị định 219/2025/NĐ-CP, cư trú, nghĩa vụ thuế và bảo hiểm xã hội. Nếu hồ sơ không được chuẩn bị đúng hoặc thiếu sót, người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài có thể gặp rủi ro pháp lý, chậm trễ trong triển khai công việc và ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp.
Tại Thuận Việt TN, chúng tôi cung cấp giải pháp tư vấn toàn diện, đồng hành cùng doanh nghiệp và người lao động trong toàn bộ quá trình xin giấy phép lao động tại Việt Nam, bao gồm:
Phân tích và tư vấn điều kiện pháp lý:
- Đánh giá điều kiện pháp lý của người lao động nước ngoài: tuổi, sức khỏe, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc, lý lịch tư pháp.
- Tư vấn các trường hợp được miễn giấy phép lao động theo quy định.
Hướng dẫn chuẩn bị và hoàn thiện hồ sơ:
- Soạn thảo hồ sơ xin giấy phép lao động, hợp đồng lao động, hợp đồng dịch vụ, văn bản cử người lao động sang Việt Nam và các giấy tờ liên quan.
- Hướng dẫn công chứng, hợp pháp hóa văn bản và chuẩn bị giấy khám sức khỏe theo quy định.
Hỗ trợ thực hiện thủ tục tại cơ quan nhà nước:
- Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua hệ thống điện tử tại Bộ Nội vụ hoặc Sở Nội vụ địa phương nơi người lao động dự kiến làm việc.
- Phối hợp giải trình, bổ sung hồ sơ khi cơ quan cấp phép yêu cầu.
Đại diện giải trình và xử lý vướng mắc:
- Hỗ trợ doanh nghiệp và người lao động làm việc trực tiếp với cơ quan nhà nước nếu hồ sơ gặp vấn đề, đảm bảo thủ tục diễn ra suôn sẻ.
Tư vấn rủi ro và giải pháp phòng ngừa:
- Đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định về lao động, thuế, bảo hiểm và cư trú, giúp doanh nghiệp và người lao động tránh rủi ro pháp lý và tối ưu hóa quyền lợi.
Với kinh nghiệm sâu rộng trong lĩnh vực pháp lý lao động nước ngoài, Thuận Việt TN cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp và người lao động để thủ tục xin giấy phép lao động diễn ra nhanh chóng – hợp pháp – minh bạch, giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm thời gian và đảm bảo người lao động được làm việc hợp pháp tại Việt Nam.