1. Quy định chung về thay đổi tên và địa chỉ doanh nghiệp hiện nay ra sao?
Theo Điều 28 Luật Doanh nghiệp 2020, sửa đổi bổ sung 2025, thông tin về tên và địa chỉ trụ sở chính là nội dung bắt buộc thể hiện trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Vì vậy, khi doanh nghiệp có sự thay đổi liên quan đến các thông tin này, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo quy định tại Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020, sửa đổi bổ sung 2025 trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.
Đặc biệt, việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp. Quy định này được nêu rõ tại khoản 4 Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, nhằm đảm bảo tính ổn định pháp lý cho doanh nghiệp trong quá trình hoạt động.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý quan trọng: nếu việc thay đổi địa chỉ dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, thì phải hoàn tất thủ tục chuyển địa điểm với cơ quan thuế theo quy định pháp luật về thuế trước khi thực hiện đăng ký thay đổi với Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh. Đây là nghĩa vụ bắt buộc được quy định tại khoản 1 Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, nhằm đảm bảo việc quản lý thuế không bị gián đoạn.
Sau khi nắm rõ quy định chung, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thay đổi tên và địa chỉ theo hướng dẫn chi tiết tại Quyết định 2354/QĐ-BTC, đảm bảo hồ sơ đầy đủ, quy trình đúng chuẩn và thời hạn được tuân thủ nghiêm ngặt.
2. Thủ tục thay đổi tên và địa chỉ trụ sở doanh nghiệp theo Nghị định 168 gồm những bước nào?
Theo Nghị định 168/NĐ-CP ngày 30/6/2025, doanh nghiệp khi thay đổi tên hoặc địa chỉ trụ sở phải thực hiện thủ tục đăng ký điều chỉnh thông tin với cơ quan đăng ký kinh doanh. Quy trình gồm các bước chính sau:
(1) Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua bưu chính
- Trường hợp thay đổi làm chuyển cơ quan thuế quản lý:
Doanh nghiệp cần hoàn tất thủ tục chuyển địa điểm với cơ quan thuế hiện tại, sau đó mới nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở mới. - Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh: Doanh nghiệp nộp hồ sơ thay đổi tên hoặc địa chỉ. Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ:
- Tiếp nhận và cấp giấy biên nhận hồ sơ
- Phối hợp với cơ quan thuế đối chiếu nghĩa vụ thuế (nếu cần) trong 01 ngày làm việc
- Cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới trong 03 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ
- Gửi yêu cầu chỉnh sửa nếu hồ sơ chưa đúng quy định
- Sau khi được cấp giấy đăng ký mới: Doanh nghiệp phải thực hiện cập nhật thông tin cho chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh trong 10 ngày.
(2) Nộp hồ sơ qua mạng điện tử
- Đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
- Kê khai, tải hồ sơ, ký số và thanh toán phí
- Nhận giấy biên nhận và lịch trả kết quả trực tuyến
- Nhận thông báo sửa đổi nếu hồ sơ chưa hợp lệ hoặc nhận Giấy chứng nhận đăng ký mới khi được phê duyệt
(3) Công bố nội dung thay đổi
Doanh nghiệp phải công bố thông tin thay đổi trên Cổng thông tin quốc gia, bao gồm:
- Tên mới hoặc địa chỉ mới
- Ngành nghề đăng ký
- Danh sách cổ đông sáng lập và cổ đông nước ngoài (nếu là công ty cổ phần)
Thời hạn công bố: 30 ngày từ ngày thay đổi.
* Lưu ý quan trọng: Việc thay đổi tên hoặc địa chỉ không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp, nhưng nếu thực hiện sai thủ tục hoặc chậm thời hạn, doanh nghiệp có thể bị xử phạt và gặp vướng mắc liên quan đến:
- Hóa đơn – thuế
- Giao dịch ngân hàng
- Hợp đồng và giao dịch thương mại
- Thông tin pháp lý công bố với đối tác
Để tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo thủ tục diễn ra nhanh chóng, doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ chính xác và có thể tham khảo tư vấn pháp lý chuyên nghiệp nhằm xử lý kịp thời các tình huống phát sinh.
3. Doanh nghiệp nộp hồ sơ ở đâu khi thay đổi tên và địa chỉ theo Nghị định 168?
Khi doanh nghiệp thực hiện thay đổi tên hoặc địa chỉ trụ sở, hồ sơ và nơi nộp cần tuân thủ quy định tại Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:
3.1 Trường hợp thay đổi địa chỉ làm thay đổi cơ quan thuế quản lý
Nếu việc thay đổi địa chỉ trụ sở làm thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải hoàn tất thủ tục chuyển địa điểm tại cơ quan thuế theo quy định pháp luật về thuế. Chỉ sau khi hoàn tất thủ tục này, doanh nghiệp mới tiến hành đăng ký thay đổi địa chỉ với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở mới.
Trường hợp thay đổi địa chỉ không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp có thể bỏ qua bước chuyển thuế và thực hiện trực tiếp việc đăng ký thay đổi địa chỉ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh.
3.2 Thành phần hồ sơ cần chuẩn bị
- Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu)
- Nghị quyết/Quyết định về việc thay đổi:
- Chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên
- Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty hợp danh)
- Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần (tùy nội dung điều chỉnh điều lệ)
Doanh nghiệp cần đảm bảo hồ sơ được ký đúng thẩm quyền và thống nhất với nội dung thay đổi.
3.3 Cơ quan tiếp nhận hồ sơ
Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở mới. Sau khi tiếp nhận, cơ quan đăng ký sẽ:
- Cấp giấy biên nhận và lịch hẹn trả kết quả
- Trao đổi với cơ quan thuế để xác nhận nghĩa vụ thuế (nếu có)
- Trong 03 ngày làm việc:
- Cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới nếu hồ sơ hợp lệ
- Hoặc gửi yêu cầu bổ sung hồ sơ nếu chưa đầy đủ/đúng quy định
* Lưu ý quan trọng: Việc thay đổi tên hoặc địa chỉ không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ đã phát sinh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần cập nhật thông tin với các cơ quan, đối tác liên quan để tránh gián đoạn hoạt động (thuế, ngân hàng, hợp đồng, hóa đơn…).
4. Doanh nghiệp cần sử dụng mẫu thông báo nào khi thay đổi địa chỉ theo Nghị định 168 do điều chỉnh địa giới hành chính?
Khi địa giới hành chính thay đổi theo quyết định của Nhà nước, doanh nghiệp có trách nhiệm cập nhật lại địa chỉ trụ sở trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và các hồ sơ liên quan. Để thực hiện thủ tục này, doanh nghiệp sử dụng Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ doanh nghiệp theo quy định pháp luật hiện hành.
Theo Thông tư 68/2025/TT-BTC, mẫu thông báo áp dụng trong trường hợp thay đổi địa giới hành chính là Mẫu số 12 Phụ lục I. Đây là mẫu văn bản chính thức doanh nghiệp cần nộp đến Phòng Đăng ký kinh doanh để điều chỉnh thông tin đăng ký doanh nghiệp.
Tải về miễn phí: Mẫu số 12 Phụ lục I
Mẫu biểu này giúp cơ quan đăng ký kinh doanh ghi nhận việc cập nhật địa chỉ trụ sở theo địa danh hành chính mới, đảm bảo tính thống nhất thông tin và tuân thủ yêu cầu pháp lý.
5. Doanh nghiệp cần làm gì sau khi đổi tên và địa chỉ theo Nghị định 168?
Sau khi đổi tên và địa chỉ theo Nghị định 168 về việc điều chỉnh đơn vị hành chính, doanh nghiệp không chỉ cập nhật thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mà còn phải hoàn tất thêm nhiều thủ tục liên quan đến thuế, ngân hàng, lao động và giao dịch thương mại để đảm bảo tính pháp lý và tránh gián đoạn hoạt động. Dưới đây là những việc doanh nghiệp cần thực hiện:
- Cập nhật thông tin với cơ quan thuế: Doanh nghiệp cần thông báo thay đổi tên và địa chỉ đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp, đồng thời cập nhật thông tin trên hóa đơn điện tử và các hồ sơ thuế liên quan.
- Điều chỉnh thông tin trên hóa đơn điện tử: Hệ thống hóa đơn điện tử phải được cập nhật để thể hiện thông tin mới. Nếu không điều chỉnh, hóa đơn phát hành có thể bị xem là không hợp lệ.
- Thông báo với ngân hàng và thay đổi thông tin tài khoản: Doanh nghiệp phải cập nhật tên và địa chỉ tại ngân hàng để bảo đảm giao dịch tài chính vẫn diễn ra bình thường. Các chứng từ liên quan sẽ được điều chỉnh theo thông tin mới.
- Cập nhật với cơ quan bảo hiểm xã hội: Thông tin doanh nghiệp trên hệ thống bảo hiểm xã hội cần được điều chỉnh để đảm bảo dữ liệu lao động và nghĩa vụ BHXH được ghi nhận chính xác.
- Điều chỉnh trên giấy phép con (nếu có): Với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục điều chỉnh thông tin trên các giấy phép con để phù hợp với tên và địa chỉ mới.
- Thông báo cho đối tác, khách hàng và cập nhật trên các nền tảng thương mại: Doanh nghiệp cần gửi thông báo chính thức cho đối tác, khách hàng, đồng thời cập nhật trên website, mạng xã hội, hợp đồng, hóa đơn bán hàng, biển hiệu và hồ sơ nội bộ.
- Điều chỉnh mẫu dấu doanh nghiệp (nếu sử dụng): Trong trường hợp doanh nghiệp vẫn sử dụng con dấu chứa thông tin cũ, cần khắc lại dấu hoặc điều chỉnh thông tin tương ứng.
Thực hiện trọn vẹn các bước trên giúp doanh nghiệp đảm bảo hoạt động xuyên suốt, tuân thủ quy định pháp luật và tránh phát sinh rủi ro về thuế, thanh tra hoặc tranh chấp hồ sơ sau này. Nếu cần hỗ trợ thủ tục cập nhật trọn gói nhanh chóng và chính xác, doanh nghiệp có thể liên hệ đơn vị tư vấn pháp lý uy tín để được thực hiện theo đúng quy trình.
6. Khi thay đổi địa chỉ công ty có phải làm thủ tục với cơ quan thuế không?
Có. Khi thay đổi địa chỉ công ty, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục với cơ quan thuế, kể cả trường hợp thay đổi do điều chỉnh địa giới hành chính theo Nghị định 168. Việc cập nhật thông tin với cơ quan thuế là cần thiết để đảm bảo dữ liệu doanh nghiệp trên hệ thống quản lý thuế được đồng bộ và hợp pháp.
Cụ thể, doanh nghiệp cần thực hiện:
- Thông báo thay đổi địa chỉ đến cơ quan thuế quản lý.
- Cập nhật thông tin trên hệ thống hóa đơn điện tử, tránh việc hóa đơn phát hành bị xác định không hợp lệ do sai địa chỉ.
- Điều chỉnh thông tin đăng ký thuế, tài khoản ngân hàng dùng cho giao dịch thuế (nếu thay đổi).
- Nếu thay đổi địa chỉ khác quận/huyện, doanh nghiệp phải làm thủ tục chuyển cơ quan thuế quản lý.
Việc không thực hiện hoặc chậm thực hiện thủ tục với cơ quan thuế có thể dẫn đến:
- Không sử dụng được hóa đơn điện tử.
- Bị xử phạt hành chính theo quy định quản lý thuế.
- Gián đoạn giao dịch với ngân hàng, đối tác, cơ quan BHXH.
Do đó, doanh nghiệp nên tiến hành thủ tục song song với việc cập nhật tại Phòng Đăng ký kinh doanh để đảm bảo hoạt động không bị ảnh hưởng.
Thực hiện thủ tục thay đổi tên và địa chỉ doanh nghiệp theo Nghị định 168 – Thuận Việt TN
Việc thay đổi tên và địa chỉ doanh nghiệp không chỉ là thủ tục cập nhật thông tin hành chính mà còn gắn liền với các quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, Nghị định 168/2025/NĐ-CP và các hướng dẫn liên quan về đăng ký kinh doanh, nghĩa vụ thuế, thông tin pháp lý và hồ sơ doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp thực hiện sai quy trình, nộp hồ sơ thiếu hoặc không tuân thủ thời hạn pháp luật, có thể dẫn đến từ chối hồ sơ, gián đoạn hoạt động, ảnh hưởng hợp đồng và rủi ro pháp lý với cơ quan quản lý.
Tại Thuận Việt TN, chúng tôi cung cấp giải pháp tư vấn toàn diện và đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình thay đổi tên và địa chỉ theo Nghị định 168, gồm:
- Tư vấn điều kiện và quy định pháp luật: Làm rõ phạm vi điều chỉnh, trường hợp phải cập nhật theo địa giới hành chính mới, trách nhiệm với cơ quan thuế và đăng ký kinh doanh.
- Soạn thảo hồ sơ và biểu mẫu chuẩn: Thông báo thay đổi, nghị quyết, quyết định nội bộ, danh sách thành viên/cổ đông (nếu cần), và các chứng từ liên quan.
- Hỗ trợ quy trình thực hiện: Kê khai trực tuyến hoặc nộp trực tiếp, theo dõi tiến trình xử lý hồ sơ tại Sở Tài chính và cơ quan thuế quản lý.
- Hướng dẫn thực hiện nghĩa vụ thuế: Kiểm tra nghĩa vụ thuế, thủ tục chuyển địa điểm quản lý thuế (nếu phát sinh), tránh rủi ro bị treo hồ sơ.
- Tư vấn các bước hậu đăng ký: Cập nhật thông tin doanh nghiệp tại ngân hàng, hóa đơn điện tử, chữ ký số, bảo hiểm, hợp đồng, website và các cơ quan liên quan.
Với đội ngũ chuyên môn sâu và kinh nghiệm thực tiễn trong thủ tục doanh nghiệp, Thuận Việt TN cam kết hỗ trợ doanh nghiệp cập nhật thông tin tên và địa chỉ đúng quy định – nhanh chóng – chính xác – hạn chế tối đa rủi ro, giúp đảm bảo tính pháp lý và duy trì hoạt động kinh doanh liên tục, ổn định.