1. Những trường hợp nào được miễn giấy phép lao động theo quy định mới 2025?

Từ ngày 07/8/2025, Nghị định 219/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, tạo ra khung pháp lý mới cho việc tuyển dụng và quản lý lao động nước ngoài tại Việt Nam. Một trong những nội dung được doanh nghiệp và nhà đầu tư quan tâm nhất chính là 15 trường hợp được miễn giấy phép lao động, được quy định chi tiết tại Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Đây là căn cứ quan trọng giúp xác định người lao động (NLĐ) có thuộc diện “không phải xin giấy phép lao động” hay không. Cụ thể gồm:

(1) Các trường hợp theo khoản 3 tới khoản 8 Điều 154 Bộ luật Lao động 2019, gồm:

• Trưởng văn phòng đại diện, trưởng dự án hoặc người chịu trách nhiệm chính của tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ nước ngoài tại Việt Nam.
• Người vào Việt Nam dưới 03 tháng để chào bán dịch vụ.
• Người vào Việt Nam dưới 03 tháng để xử lý sự cố kỹ thuật – công nghệ phức tạp mà chuyên gia trong nước không xử lý được.
• Luật sư nước ngoài đã có Giấy phép hành nghề tại Việt Nam.
• Các trường hợp thuộc điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
• Người nước ngoài kết hôn với công dân Việt Nam và đang cư trú tại Việt Nam.

(2) Chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên tại công ty TNHH.

(3) Chủ tịch hoặc thành viên HĐQT có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên tại công ty cổ phần.

(4) Người vào Việt Nam thực hiện tư vấn chuyên môn – kỹ thuật hoặc nhiệm vụ phục vụ dự án ODA theo điều ước quốc tế.

(5) Phóng viên nước ngoài hoạt động báo chí được Bộ Ngoại giao xác nhận.

(6) Người được cử sang giảng dạy, quản lý, điều hành tại các cơ sở giáo dục được thành lập theo đề nghị của cơ quan đại diện ngoại giao hoặc tổ chức liên chính phủ.

(7) Học sinh, sinh viên, học viên thực tập theo thỏa thuận giữa cơ sở đào tạo và đơn vị tại Việt Nam; học viên tập sự trên tàu biển Việt Nam.

(8) Thân nhân thành viên cơ quan đại diện nước ngoài được phép làm việc theo điều ước quốc tế.

(9) Người có hộ chiếu công vụ làm việc tại cơ quan nhà nước hoặc tổ chức chính trị.

(10) Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam.

(11) Tình nguyện viên làm việc không hưởng lương theo điều ước quốc tế và có xác nhận của cơ quan đại diện ngoại giao.

(12) Người vào Việt Nam thực hiện thỏa thuận quốc tế do cơ quan Việt Nam cấp Trung ương hoặc cấp tỉnh ký kết.

(13) Nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật trong các trường hợp sau:

• Làm việc dưới 90 ngày/năm (tính theo năm dương lịch).
• Di chuyển nội bộ doanh nghiệp trong 11 ngành dịch vụ theo cam kết WTO, đã được doanh nghiệp nước ngoài tuyển dụng ít nhất 12 tháng liên tục trước khi sang Việt Nam.

(14) Người được Bộ Giáo dục & Đào tạo xác nhận vào Việt Nam để:

• Giảng dạy, nghiên cứu, chuyển giao chương trình giáo dục quốc tế;
• Giữ chức vụ quản lý, điều hành, hiệu trưởng, phó hiệu trưởng tại cơ sở giáo dục được đề nghị thành lập bởi cơ quan đại diện ngoại giao hoặc tổ chức liên chính phủ.

(15) Người được bộ, cơ quan ngang bộ hoặc UBND tỉnh xác nhận làm việc trong các lĩnh vực ưu tiên như:

• Tài chính
• Khoa học – công nghệ
• Đổi mới sáng tạo
• Chuyển đổi số
• Các lĩnh vực thúc đẩy phát triển kinh tế – xã hội

Việc nắm rõ các trường hợp được miễn giấy phép lao động không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, tránh rủi ro xử phạt, mà còn giúp gia tăng tính chủ động trong chiến lược sử dụng lao động nước ngoài. Với khung quy định mới tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp cần cập nhật kịp thời để xác định đúng đối tượng, chuẩn bị hồ sơ phù hợp và đảm bảo quá trình sử dụng lao động diễn ra thuận lợi, minh bạch và đúng quy định.

2. Người nước ngoài cần đáp ứng điều kiện gì để được miễn giấy phép lao động?

Căn cứ Khoản 1 Điều 151 Bộ luật Lao động 2019, ngay cả khi thuộc diện miễn giấy phép lao động, người lao động nước ngoài khi làm việc tại Việt Nam vẫn phải đáp ứng các điều kiện cơ bản nhằm đảm bảo tính hợp pháp và an toàn trong quan hệ lao động. Các yêu cầu cụ thể bao gồm:

• Đủ 18 tuổi trở lên và có đầy đủ năng lực hành vi dân sự theo quy định pháp luật.
• Trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tay nghề hoặc kinh nghiệm phù hợp với công việc dự kiến đảm nhận tại Việt Nam.
• Sức khỏe đảm bảo theo quy định của Bộ trưởng Bộ Y tế.
• Không trong thời gian chấp hành hình phạt, chưa từng bị kết án hoặc không bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo pháp luật Việt Nam hoặc pháp luật nước ngoài.
• Trong trường hợp không thuộc diện miễn, người lao động phải có giấy phép lao động do cơ quan có thẩm quyền cấp.

Ngoài các điều kiện chung trên, để được miễn giấy phép lao động, người lao động nước ngoài còn phải thuộc một trong các trường hợp được liệt kê tại Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, như: chuyên gia tham gia dự án ODA, nhân sự di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp, nhà quản lý tại cơ sở giáo dục quốc tế, v.v.

Lưu ý quan trọng: Mặc dù không cần xin giấy phép lao động, người sử dụng lao động vẫn bắt buộc phải làm thủ tục xác nhận người lao động nước ngoài thuộc diện miễn tại cơ quan có thẩm quyền (Sở Nội vụ hoặc Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh) trước khi người lao động chính thức bắt đầu làm việc tại Việt Nam.

3. Hồ sơ đề nghị xác nhận miễn giấy phép lao động từ 7/8/2025 gồm những giấy tờ nào?

Căn cứ Điều 8 Nghị định 219/2025/NĐ-CP của Chính phủ (có hiệu lực từ 07/8/2025), hồ sơ đề nghị cấp Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đối với người lao động nước ngoài được quy định chi tiết và chặt chẽ nhằm đảm bảo tính minh bạch khi doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài. Cụ thể, bộ hồ sơ gồm các thành phần sau:

(1) Văn bản đề nghị: Văn bản đề nghị cấp Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 01 ban hành kèm Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

(2) Giấy khám sức khỏe

• Giấy khám sức khỏe do cơ sở khám chữa bệnh đủ điều kiện cấp;
• Không cần nộp bản giấy nếu kết quả đã được kết nối, chia sẻ trên hệ thống quản lý khám chữa bệnh hoặc cơ sở dữ liệu quốc gia về y tế;
• Trường hợp sử dụng giấy khám sức khỏe nước ngoài: chỉ hợp lệ khi quốc gia/vùng lãnh thổ đó có điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau với Việt Nam, và thời hạn giấy không quá 12 tháng tính đến ngày cấp.

(3) Ảnh chân dung: 02 ảnh màu 4cm x 6cm, phông nền trắng, nhìn thẳng, không đội nón, không đeo kính.

(4) Hộ chiếu: Hộ chiếu của người lao động nước ngoài còn thời hạn theo quy định.

(5) Giấy tờ chứng minh thuộc trường hợp miễn giấy phép lao động

Theo quy định, tùy từng trường hợp miễn mà phải cung cấp loại giấy tờ tương ứng. Điều 8 chia thành ba nhóm giấy tờ như sau:

(i) Giấy tờ chứng minh thuộc các trường hợp do cơ quan có thẩm quyền xác nhận

Áp dụng khi NLĐ thuộc một trong các nhóm:

• Trưởng văn phòng đại diện, dự án hoặc người chịu trách nhiệm chính tại tổ chức quốc tế/phi chính phủ nước ngoài.
• Các trường hợp tại khoản 9, 14 và 15 Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, bao gồm:
  
  
• • Người có hộ chiếu công vụ vào làm việc tại cơ quan nhà nước hoặc tổ chức chính trị – xã hội;
  • Người được Bộ Giáo dục và Đào tạo xác nhận vào Việt Nam để giảng dạy, nghiên cứu, chuyển giao chương trình giáo dục quốc tế hoặc quản lý tại cơ sở giáo dục do cơ quan ngoại giao đề nghị thành lập;
  • Người được bộ, cơ quan ngang bộ, UBND tỉnh xác nhận vào Việt Nam làm việc trong các lĩnh vực ưu tiên như tài chính, khoa học – công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số…

(ii) Giấy tờ do người sử dụng lao động nước ngoài cử sang

Áp dụng cho NLĐ thuộc điều ước quốc tế hoặc các trường hợp quy định tại khoản 4, 6, 7, 11 và 12 Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, gồm:

• Chuyên gia tư vấn ODA hoặc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn theo điều ước quốc tế;
• Người được cơ quan nước ngoài cử sang giảng dạy/quản lý tại cơ sở giáo dục do tổ chức quốc tế/đại diện ngoại giao thành lập;
• Học sinh, sinh viên, học viên có thỏa thuận thực tập hoặc thư mời làm việc tại Việt Nam;
• Học viên tập sự trên tàu biển;
• Tình nguyện viên thực hiện nhiệm vụ theo điều ước quốc tế và được cơ quan ngoại giao nước ngoài xác nhận.

(iii) Giấy tờ chứng minh theo trường hợp di chuyển nội bộ doanh nghiệp

Áp dụng đối với trường hợp quy định tại điểm b khoản 13 Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP:

• Văn bản chứng minh NLĐ là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật theo Điều 19 Nghị định 219/2025/NĐ-CP;
• Văn bản của doanh nghiệp nước ngoài cử NLĐ sang làm việc có thời hạn tại hiện diện thương mại tại Việt Nam;
• Xác nhận NLĐ đã được doanh nghiệp nước ngoài tuyển dụng ít nhất 12 tháng liên tục trước thời điểm vào Việt Nam.

Bộ hồ sơ xin xác nhận miễn giấy phép lao động theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP đã được chuẩn hóa, phân nhóm rõ ràng theo từng trường hợp miễn, giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn trong quá trình chuẩn bị. 

Tuy nhiên, do số lượng giấy tờ và căn cứ pháp lý nhiều, việc rà soát không đúng trường hợp có thể dẫn đến bị trả hồ sơ hoặc chậm tiến độ tiếp nhận lao động nước ngoài. Vì vậy, doanh nghiệp nên tham khảo đơn vị chuyên môn để bảo đảm hồ sơ đầy đủ và phù hợp trước khi nộp.

4. Thủ tục xác nhận miễn giấy phép lao động thực hiện như thế nào?

Căn cứ Điều 9 Nghị định 219/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 07/8/2025), thủ tục xác nhận người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động được quy định theo quy trình rõ ràng, thời hạn xử lý cụ thể, nhằm bảo đảm minh bạch và tạo thuận lợi cho doanh nghiệp. Trình tự thực hiện gồm các bước sau:

4.1 Thời điểm nộp hồ sơ

Người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đề nghị xác nhận trong khoảng thời gian từ 60 ngày đến chậm nhất 10 ngày trước ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc tại Việt Nam.

Hồ sơ được nộp bằng một trong các hình thức:

• Nộp trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công nơi người lao động sẽ làm việc;
• Nộp qua dịch vụ bưu chính công ích;
• Nộp thông qua dịch vụ của doanh nghiệp/cá nhân hoặc thực hiện theo hình thức ủy quyền.

4.2 Tiếp nhận và chuyển hồ sơ

Sau khi tiếp nhận, Trung tâm Phục vụ hành chính công sẽ:

• Xử lý theo cơ chế một cửa – một cửa liên thông,
• Chuyển toàn bộ hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền để thực hiện việc cấp Giấy xác nhận miễn giấy phép lao động.

4.3 Thời hạn giải quyết hồ sơ

Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ:

• Cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 02 của Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

4.4 Trường hợp bị từ chối cấp xác nhận

Nếu từ chối, cơ quan có thẩm quyền phải:

• Gửi văn bản trả lời,
• Nêu rõ lý do không cấp xác nhận,
• Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

4.5 Các trường hợp không phải xin xác nhận nhưng phải thông báo trước

Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, một số trường hợp không phải thực hiện thủ tục cấp Giấy xác nhận miễn giấy phép lao động, nhưng vẫn phải thông báo ít nhất 03 ngày làm việc trước khi người lao động bắt đầu làm việc tại Việt Nam.

Những trường hợp này bao gồm:

• Các điểm thuộc khoản 4, 5, 6 và 8 Điều 154 Bộ luật Lao động 2019,
• Và các trường hợp thuộc khoản 2, 3, 5, 8, 10 và điểm a khoản 13 Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Thông báo phải gửi đến cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy xác nhận miễn giấy phép lao động tại địa phương nơi người nước ngoài dự kiến làm việc.

Việc tuân thủ đúng thời hạn, đúng quy trình và đúng trường hợp được miễn là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt, đồng thời bảo đảm quá trình tiếp nhận lao động nước ngoài diễn ra suôn sẻ. Nếu bạn cần rà soát hồ sơ miễn giấy phép lao động hoặc hỗ trợ thực hiện thủ tục theo Nghị định mới, Thuận Việt TN sẵn sàng đồng hành hỗ trợ trọn gói.

5. Giấy xác nhận miễn giấy phép lao động có hiệu lực trong bao lâu?

Căn cứ Điều 10 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thời hạn của Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động được xác định theo thời hạn của một trong các trường hợp nêu tại Điều 21 Nghị định này, nhưng tối đa không quá 02 năm.

Điều đó có nghĩa là, dù người lao động nước ngoài thuộc diện miễn giấy phép theo bất kỳ trường hợp nào thì thời hạn dài nhất của giấy xác nhận cũng chỉ lên đến 24 tháng. Khi hết hạn, nếu tiếp tục làm việc tại Việt Nam, doanh nghiệp và người lao động phải thực hiện thủ tục xin xác nhận lại theo quy định.

6. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi sử dụng người lao động nước ngoài được miễn giấy phép?

Mặc dù người lao động nước ngoài thuộc diện miễn giấy phép lao động, doanh nghiệp vẫn phải tuân thủ đầy đủ các nghĩa vụ quản lý theo quy định của Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Để tránh rủi ro pháp lý, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các vấn đề sau:

- Xác định đúng đối tượng miễn giấy phép: Doanh nghiệp phải rà soát kỹ từng trường hợp theo Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP để xác định người lao động có thuộc diện miễn hay không. Chỉ cần sai sót nhỏ trong phân loại có thể dẫn đến việc bị xử phạt vì sử dụng lao động nước ngoài không có giấy phép theo quy định.

- Nghĩa vụ thông báo trước khi làm việc: Dù được miễn giấy phép, doanh nghiệp vẫn phải thông báo cho cơ quan có thẩm quyền ít nhất 03 ngày làm việc trước ngày người lao động bắt đầu làm việc tại Việt Nam (trừ một số trường hợp đặc biệt).

Thông báo phải đúng mẫu, đúng thời hạn và gửi đúng cơ quan nơi người lao động dự kiến làm việc.

- Lưu trữ và chứng minh hồ sơ khi được yêu cầu: Mỗi trường hợp miễn giấy phép đều cần hồ sơ chứng minh hợp lệ. Doanh nghiệp phải lưu trữ đầy đủ:

• Hộ chiếu
• Giấy khám sức khỏe
• Giấy tờ chứng minh thuộc diện miễn (quyết định cử, xác nhận của bộ/ngành, điều ước quốc tế, văn bản của cơ quan đại diện ngoại giao…). Hồ sơ này có thể bị kiểm tra đột xuất bởi cơ quan quản lý lao động.

- Gia hạn hoặc thông báo khi thay đổi nội dung làm việc: Nếu người lao động:

• Đổi vị trí công việc,
• Đổi địa điểm làm việc,
• Đổi người sử dụng lao động,
• Hoặc kéo dài thời gian làm việc, doanh nghiệp phải thực hiện lại thủ tục thông báo hoặc xin xác nhận miễn tùy trường hợp. Tuyệt đối không để người lao động tiếp tục làm việc khi hồ sơ chưa hợp lệ.

- Trách nhiệm báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài: Doanh nghiệp vẫn phải báo cáo định kỳ theo quý và theo năm, bao gồm cả trường hợp miễn giấy phép.

- Kiểm tra tính phù hợp của hợp đồng lao động: Hợp đồng ký với lao động nước ngoài được miễn giấy phép phải đảm bảo:

• Nội dung công việc phù hợp với lý do miễn giấy phép,
• Thời hạn không vượt quá thời hạn được phép hoạt động,
• Tuân thủ các quy định về bảo hiểm, lương, giờ làm.

Với nhiều thay đổi quan trọng trong Nghị định 219/2025/NĐ-CP, việc quản lý và sử dụng người lao động nước ngoài thuộc diện miễn giấy phép lao động đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm vững quy định, thực hiện đúng quy trình báo cáo và lưu trữ hồ sơ. Bất kỳ sai sót nhỏ nào cũng có thể dẫn đến rủi ro pháp lý, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động tuyển dụng và sử dụng lao động của doanh nghiệp.

Hỗ trợ pháp lý về miễn giấy phép lao động cho lao động nước ngoài – Thuận Việt TN

Việc sử dụng người lao động nước ngoài tại Việt Nam, dù thuộc diện miễn giấy phép lao động, vẫn đòi hỏi doanh nghiệp tuân thủ nhiều quy định pháp lý quan trọng, từ điều kiện áp dụng, thủ tục xác nhận đến các trách nhiệm liên quan. Nếu không nắm rõ, doanh nghiệp dễ gặp rủi ro về pháp lý, tranh chấp lao động hoặc xử phạt hành chính.

Tại Thuận Việt TN, chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn pháp lý toàn diện liên quan đến miễn giấy phép lao động cho người nước ngoài, bao gồm:

• Đánh giá điều kiện và trường hợp miễn giấy phép: Kiểm tra hồ sơ người lao động, xác định đúng đối tượng được miễn theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
• Hướng dẫn thủ tục xác nhận: Soạn thảo hồ sơ, nộp và theo dõi quá trình cấp giấy xác nhận tại cơ quan có thẩm quyền.
• Tư vấn quản lý, sử dụng lao động nước ngoài: Hướng dẫn doanh nghiệp tuân thủ quy định, đảm bảo hợp pháp và an toàn trong quan hệ lao động.
• Hỗ trợ giải quyết vướng mắc pháp lý: Đại diện doanh nghiệp làm việc với cơ quan nhà nước khi cần, đảm bảo quyền lợi và uy tín.

Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, Thuận Việt TN cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp để:

• Giảm thiểu rủi ro pháp lý;
• Đảm bảo tuân thủ đúng quy định – đúng thời hạn;
• Bảo vệ tối đa quyền lợi, uy tín và hoạt động kinh doanh.

Chúng tôi mang đến giải pháp pháp lý nhanh chóng – chính xác – hiệu quả, giúp doanh nghiệp sử dụng người lao động nước ngoài hợp pháp, ổn định và bền vững tại Việt Nam.