1. Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là gì?
Theo Điều 16 Luật Thương mại 2005, thương nhân nước ngoài được hiểu là tổ chức hoặc cá nhân được thành lập và đăng ký kinh doanh theo pháp luật nước ngoài, hoặc được pháp luật nước ngoài công nhận tư cách thương nhân.
Pháp luật Việt Nam cho phép thương nhân nước ngoài hiện diện thương mại thông qua việc đặt Văn phòng đại diện (VPĐD), Chi nhánh hoặc thành lập doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam. Khi hoạt động tại Việt Nam, thương nhân nước ngoài phải chịu trách nhiệm trước pháp luật Việt Nam về toàn bộ hoạt động của Văn phòng đại diện và Chi nhánh do mình thành lập.
Ngoài ra, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài được thành lập theo pháp luật Việt Nam hoặc theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên cũng được xem là thương nhân Việt Nam theo quy định pháp luật.
Riêng về Văn phòng đại diện, khoản 6 Điều 3 Luật Thương mại 2005 xác định đây là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập tại Việt Nam để khảo sát, tìm hiểu thị trường và thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại trong phạm vi được pháp luật Việt Nam cho phép.
Văn phòng đại diện không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp mà chỉ đóng vai trò đại diện, hỗ trợ thương nhân nước ngoài trong quá trình tiếp cận và mở rộng thị trường tại Việt Nam.
2. Điều kiện để thương nhân nước ngoài được thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam là gì?
Theo Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, thương nhân nước ngoài chỉ được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện pháp lý sau:
- Được thành lập hợp pháp theo quy định của pháp luật quốc gia/vùng lãnh thổ là thành viên điều ước quốc tế với Việt Nam, hoặc được pháp luật nước sở tại công nhận tư cách thương nhân.
- Đã hoạt động tối thiểu 01 năm kể từ ngày thành lập hoặc đăng ký kinh doanh.
- Nếu giấy đăng ký kinh doanh có thời hạn, thì thời hạn còn lại phải ít nhất 01 năm tính đến ngày nộp hồ sơ tại Việt Nam.
- Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế liên quan.
- Nếu hoạt động dự kiến chưa được Việt Nam cam kết hoặc thương nhân đến từ quốc gia/vùng lãnh thổ không có điều ước quốc tế với Việt Nam, thì phải có văn bản chấp thuận của Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành.
Tóm lại, thương nhân nước ngoài cần đảm bảo tư cách pháp lý rõ ràng, thời gian hoạt động tối thiểu, thời hạn kinh doanh còn hiệu lực và sự phù hợp với cam kết quốc tế của Việt Nam để được cấp phép thành lập Văn phòng đại diện theo đúng quy định pháp luật.
3. Thương nhân nước ngoài cần chuẩn bị hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện bao gồm những gì?
Theo Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, thương nhân nước ngoài phải chuẩn bị 01 bộ hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam, bao gồm các tài liệu chủ yếu sau:
- Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, theo mẫu của Bộ Công Thương và do người đại diện hợp pháp của thương nhân nước ngoài ký.
- Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương chứng minh tư cách pháp lý của thương nhân nước ngoài.
- Văn bản cử hoặc bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện.
- Báo cáo tài chính đã kiểm toán, hoặc văn bản xác nhận việc hoàn thành nghĩa vụ thuế/tài chính trong năm gần nhất, hoặc giấy tờ khác chứng minh thương nhân nước ngoài vẫn đang hoạt động.
- Bản sao giấy tờ tùy thân của người đứng đầu Văn phòng đại diện, gồm:
- Hộ chiếu/CCCD đối với người Việt Nam;
- Hộ chiếu đối với người nước ngoài.
- Tài liệu chứng minh về địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện, bao gồm:
- Hợp đồng thuê, biên bản ghi nhớ hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm;
- Tài liệu về địa điểm theo yêu cầu của Điều 28 Nghị định 07/2016/NĐ-CP và các quy định pháp luật liên quan.
Ngoài ra, các tài liệu như Giấy đăng ký kinh doanh, văn bản bổ nhiệm và báo cáo tài chính (nếu bằng tiếng nước ngoài) phải được dịch sang tiếng Việt, chứng thực hợp lệ và hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.
Tóm lại, bộ hồ sơ cần đảm bảo đầy đủ giấy tờ pháp lý của thương nhân, thông tin về người đứng đầu, chứng minh năng lực hoạt động và địa điểm trụ sở, đồng thời tuân thủ đầy đủ yêu cầu dịch thuật – chứng thực – hợp pháp hóa để được cơ quan Việt Nam chấp nhận.
4. Quy trình, thủ tục thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam diễn ra như thế nào?
Theo Điều 11 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, thủ tục thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện
Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp, qua bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện) đến cơ quan có thẩm quyền, bao gồm:
- Sở Công Thương, nếu đặt trụ sở văn phòng ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao.
- Ban quản lý các khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao, nếu đặt trụ sở trong các khu vực này.
Hồ sơ bao gồm:
- Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
- Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương của thương nhân nước ngoài.
- Văn bản cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện.
- Báo cáo tài chính đã kiểm toán hoặc văn bản xác nhận nghĩa vụ thuế/tài chính năm gần nhất.
- Bản sao hộ chiếu/CCCD của người đứng đầu Văn phòng đại diện.
- Tài liệu về địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện, gồm hợp đồng thuê hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm và tài liệu theo Điều 28 Nghị định 07/2016/NĐ-CP.
Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ
- Trong 03 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ, cơ quan cấp phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ.
- Yêu cầu bổ sung chỉ được thực hiện một lần trong suốt quá trình xử lý.
Bước 3: Thẩm định và cấp Giấy phép
Trường hợp hồ sơ hợp lệ:
- Trong 07 ngày làm việc, cơ quan cấp phép phải cấp hoặc từ chối cấp Giấy phép.
- Nếu từ chối, phải có văn bản nêu rõ lý do.
Trường hợp phải xin ý kiến Bộ quản lý chuyên ngành (theo khoản 5 Điều 7 hoặc khi pháp luật chuyên ngành chưa quy định):
- Trong 03 ngày làm việc, cơ quan cấp phép gửi văn bản xin ý kiến Bộ.
- Bộ quản lý chuyên ngành trả lời trong 05 ngày làm việc.
- Trong 05 ngày làm việc kể từ khi nhận được ý kiến, cơ quan cấp phép cấp hoặc từ chối cấp Giấy phép (nêu rõ lý do nếu từ chối).
Một cách tổng quát, toàn bộ quy trình được thiết kế nhằm bảo đảm việc thẩm định hồ sơ của thương nhân nước ngoài diễn ra minh bạch, nhanh gọn và đúng thẩm quyền, đồng thời bảo đảm hoạt động của Văn phòng đại diện phù hợp với quy định pháp luật và cam kết quốc tế của Việt Nam.
5. Lệ phí thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là bao nhiêu?
Khi thương nhân nước ngoài muốn thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, một trong các nghĩa vụ cần thực hiện là nộp lệ phí cấp giấy phép. Theo Điều 4 Thông tư 143/2016/TT-BTC, mức thu lệ phí được quy định cụ thể như sau:
- Cấp mới: 3.000.000 đồng/giấy phép;
- Cấp lại, sửa đổi, bổ sung hoặc gia hạn: 1.500.000 đồng/giấy phép.
Lệ phí này được thu bằng đồng Việt Nam (VNĐ) và áp dụng cho tất cả tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài và thương nhân nước ngoài khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam.
Mức lệ phí thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là 3.000.000 đồng/giấy phép cho cấp mới và 1.500.000 đồng/giấy phép đối với các trường hợp cấp lại hoặc điều chỉnh, đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật về lệ phí.
Dịch vụ tư vấn thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam – Thuận Việt TN
Việc thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam là bước mở rộng thị trường quan trọng, giúp thương nhân nước ngoài khảo sát thị trường, xúc tiến thương mại và tăng cường sự hiện diện hợp pháp tại Việt Nam. Tuy nhiên, quy trình này chịu sự điều chỉnh chặt chẽ của Nghị định 07/2016/NĐ-CP và các văn bản chuyên ngành, từ điều kiện thành lập, phạm vi hoạt động đến thủ tục cấp phép. Nếu không nắm rõ quy định pháp luật, thương nhân nước ngoài rất dễ gặp vướng mắc trong việc chuẩn bị hồ sơ, chứng minh năng lực tài chính, lựa chọn cơ quan cấp phép hoặc đáp ứng các tiêu chuẩn về địa điểm đặt trụ sở.
Tại Thuận Việt TN, chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn toàn diện về thủ tục thành lập Văn phòng đại diện, bao gồm:
• Tư vấn điều kiện và phạm vi hoạt động: Phân tích điều kiện pháp lý theo Nghị định 07/2016/NĐ-CP, đánh giá sự phù hợp của ngành nghề, thời gian hoạt động của thương nhân nước ngoài và quyền hạn của Văn phòng đại diện tại Việt Nam.
• Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ và thủ tục cấp phép: Soạn thảo trọn bộ hồ sơ theo quy định, kiểm tra tính pháp lý của giấy đăng ký kinh doanh, báo cáo tài chính, văn bản bổ nhiệm Trưởng Văn phòng đại diện và hồ sơ về địa điểm đặt trụ sở.
• Đại diện thương nhân nộp hồ sơ và làm việc với cơ quan cấp phép: Thay mặt khách hàng làm việc với Sở Công Thương hoặc Ban Quản lý khu công nghiệp, theo dõi tiến trình xử lý hồ sơ, bổ sung tài liệu (nếu cần) và nhận kết quả Giấy phép thành lập.
Với kinh nghiệm sâu trong lĩnh vực đầu tư nước ngoài và pháp lý doanh nghiệp, đội ngũ Thuận Việt TN luôn đồng hành cùng khách hàng để:
• Giảm thiểu rủi ro hồ sơ và các yêu cầu bổ sung;
• Đảm bảo thủ tục cấp phép diễn ra đúng quy định – nhanh chóng – hiệu quả;
• Hỗ trợ toàn diện đến khi Văn phòng đại diện chính thức hoạt động hợp pháp tại Việt Nam.
Thuận Việt TN cam kết mang đến giải pháp tư vấn thành lập Văn phòng đại diện chuẩn xác, an toàn pháp lý và tối ưu hiệu quả, giúp thương nhân nước ngoài yên tâm mở rộng hoạt động tại thị trường Việt Nam.