Hướng dẫn chi tiết chuyển đổi từ thuế khoán sang thuế kê khai đối với hộ kinh doanh từ năm 2026

1. Danh mục giấy tờ cần chuẩn bị khi chuyển đổi từ thuế khoán sang thuế kê khai

Từ 01/01/2026, hộ kinh doanh sẽ chính thức chuyển đổi từ phương pháp thuế khoán sang phương pháp kê khai, đồng thời áp dụng chế độ kế toán, hóa đơn, chứng từ theo quy định mới (Quyết định 3389/QĐ-BTC năm 2025). Để đảm bảo thủ tục suôn sẻ, hộ kinh doanh cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

1.1 Căn cước công dân của chủ hộ

Theo khoản 2 Điều 92 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, khi nộp hồ sơ bằng bản giấy, người nộp hồ sơ phải xuất trình thẻ Căn cước công dân, căn cước công dân điện tử để xác thực thông tin.

1.2 Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh

Theo khoản 1 Điều 85 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh do cơ quan quản lý cấp, có thể là bản giấy hoặc bản điện tử, ghi đầy đủ thông tin đăng ký. Đây đồng thời cũng là giấy chứng nhận đăng ký thuế của hộ kinh doanh.

1.3 Chứng từ bán ra

Bao gồm hóa đơn bán hàng, phiếu thu, nhằm xác nhận hoạt động kinh doanh thực tế và làm cơ sở kê khai doanh thu khi chuyển sang phương pháp kê khai.

1.4 Chứng từ mua vào

Các loại giấy tờ như hóa đơn, hợp đồng mua hàng, phiếu chi dùng để kê khai chi phí hợp lý và xác định thu nhập chịu thuế.

1.5 Hồ sơ chứng minh địa điểm kinh doanh

Hồ sơ này cần chứng minh địa điểm kinh doanh tồn tại thực tế, bao gồm:

• Hợp đồng thuê nhà (nếu thuê)
• Căn cước công dân của chủ nhà
• Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở, quyền sử dụng đất (sổ hồng)
• Giấy ủy quyền cho thuê (nếu chủ nhà không trực tiếp cho thuê)

1.6 Bảng hiệu hoặc tên quán

Hộ kinh doanh nên chụp 02 tấm ảnh:

• Một tấm cận cảnh để thấy rõ chữ, tên biển hiệu
• Một tấm toàn cảnh để thấy vị trí thực tế của địa điểm kinh doanh

1.7 Tờ khai đăng ký thuế lần đầu hoặc tờ khai chuyển đổi

• Tờ khai đăng ký thuế lần đầu: Mẫu 03-ĐK-TCT theo Thông tư 86/2024/TT-BTC
• Tờ khai điều chỉnh/bổ sung: Mẫu 01/CNKD theo Thông tư 40/2021/TT-BTC

1.8 Công văn chuyển đổi sang kê khai hoặc cam kết thực hiện chế độ kế toán

Hộ kinh doanh cần có công văn cam kết thực hiện đầy đủ chế độ kế toán, hóa đơn, chứng từ theo Thông tư 88/2021/TT-BTC, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.

1.9 Giấy ủy quyền nộp hồ sơ thuế

Chủ hộ có thể ủy quyền cho tổ chức hoặc cá nhân khác thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh, theo Điều 93 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Việc chuẩn bị đầy đủ danh mục giấy tờ khi chuyển đổi từ thuế khoán sang thuế kê khai giúp hộ kinh doanh thực hiện thủ tục nhanh chóng, chính xác và tuân thủ đúng quy định pháp luật. Thuận Việt TN sẵn sàng hỗ trợ hướng dẫn chi tiết, từ chuẩn bị hồ sơ, kê khai thuế đến thực hiện thủ tục với cơ quan quản lý, đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra thuận lợi, an toàn và hiệu quả.

2. Quy trình chuyển đổi từ thuế khoán sang kê khai thuế của hộ kinh doanh

Theo khoản 6 Điều 10 Nghị quyết 198/2025/QH15, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh sẽ không còn áp dụng phương pháp khoán thuế mà phải nộp thuế theo phương pháp kê khai. Việc này đòi hỏi các hộ kinh doanh chủ động chuẩn bị hồ sơ, sổ sách và tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật, nhằm đảm bảo quyền lợi và tránh rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.

Dưới đây là 8 bước chi tiết để thực hiện chuyển đổi từ phương pháp khoán sang kê khai thuế:

Bước 1: Nộp hồ sơ chuyển đổi

Hộ kinh doanh nộp hồ sơ tại cơ quan thuế để chuyển đổi phương pháp tính thuế, sử dụng Mẫu 08-MST theo Thông tư 86/2024/TT-BTC.

Bước 2: Kiểm kê hàng tồn kho

Chủ hộ kinh doanh thực hiện lập biên bản kiểm kê toàn bộ hàng tồn kho, bao gồm cả hàng hóa có hóa đơn và không có hóa đơn, làm căn cứ để ghi nhận số liệu tồn kho đầu kỳ trong sổ sách kế toán khi chuyển sang phương pháp kê khai.

Bước 3: Sử dụng hóa đơn điện tử

Khi đã chuyển sang phương pháp kê khai, hộ kinh doanh bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử để ghi nhận các giao dịch bán hàng, dịch vụ

• Bán lẻ trực tiếp: Đăng ký hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
• Kinh doanh dịch vụ/bán buôn: Đăng ký hóa đơn điện tử bán hàng thông thường.

Bước 4: Chuẩn bị phần mềm kế toán

Hộ kinh doanh sử dụng phần mềm kế toán hoặc tự ghi chép trên Excel nếu nắm rõ nghiệp vụ, nhằm đảm bảo chính xác và minh bạch.

Bước 5: Thiết lập sổ sách kế toán

Hộ kinh doanh thực hiện tổ chức, thiết lập và duy trì hệ thống sổ sách kế toán, ghi chép đầy đủ 7 loại sổ kế toán bắt buộc theo hướng dẫn tại Phụ lục 2 kèm theo Thông tư 88/2021/TT-BTC

Bước 6: Kê khai thuế theo tháng hoặc quý

Hộ kinh doanh khi thực hiện phương pháp kê khai phải nộp tờ khai thuế theo tháng hoặc theo quý, sử dụng Mẫu 01/CNKD ban hành kèm theo Thông tư 40/2021/TT-BTC. 

Đồng thời, hộ kinh doanh cần lập Phụ lục Bảng kê hoạt động kinh doanh trong kỳ (Mẫu số 01-2/BK-HĐKD, Thông tư 40/2021/TT-BTC) để phản ánh chi tiết doanh thu, chi phí và các giao dịch phát sinh. Trường hợp có căn cứ xác định doanh thu được cơ quan chức năng xác nhận, hộ kinh doanh có thể không phải nộp Phụ lục này.

Bước 7: Mở tài khoản ngân hàng riêng

Chủ hộ kinh doanh khi chuyển sang phương pháp kê khai bắt buộc phải mở một tài khoản ngân hàng riêng, tách biệt hoàn toàn với tài khoản cá nhân, nhằm phục vụ các giao dịch, thu chi và quản lý tài chính riêng cho hoạt động kinh doanh của hộ

Bước 8: Đóng bảo hiểm xã hội

Đăng ký và đóng BHXH cho người lao động (nếu có) và cho chính chủ hộ kinh doanh.

Lưu ý: Khi đã chuyển sang phương pháp kê khai, hộ kinh doanh phải đảm bảo hóa đơn, chứng từ hợp lệ cho tất cả các giao dịch mua và bán.

Việc thực hiện đầy đủ 8 bước chuyển đổi từ thuế khoán sang kê khai giúp hộ kinh doanh vận hành minh bạch, giảm thiểu rủi ro với cơ quan thuế và tối ưu quản lý tài chính. Thuận Việt TN cung cấp tư vấn toàn diện, hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, sổ sách và hướng dẫn kê khai, giúp hộ kinh doanh chuyển đổi nhanh chóng, đúng quy định và hiệu quả.

3. Hộ kinh doanh có doanh thu bao nhiêu để được miễn thuế TNCN và GTGT năm 2026?

Theo Thông tư 40/2021/TT-BTC, hộ kinh doanh có doanh thu từ hoạt động sản xuất, kinh doanh trong năm dương lịch từ 100 triệu đồng trở xuống được xem là không phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN.

Tuy nhiên, khoản 25 Điều 5 Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 (có hiệu lực từ 01/01/2026) đã nâng mức này, quy định: Hàng hóa, dịch vụ của hộ, cá nhân sản xuất, kinh doanh có doanh thu hàng năm từ 200 triệu đồng trở xuống sẽ không chịu thuế GTGT.

Kết hợp với Điều 3 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 (sửa đổi bởi Luật Sửa đổi các Luật về thuế 2014 và Luật Thuế GTGT 2024), thu nhập từ kinh doanh của hộ kinh doanh dưới mức này cũng không chịu thuế TNCN.

Lưu ý quan trọng

• Mặc dù không phải nộp thuế TNCN và GTGT, hộ kinh doanh vẫn phải khai thuế đầy đủ, chính xác và nộp hồ sơ đúng hạn.
• Hộ kinh doanh chịu trách nhiệm pháp lý về tính trung thực và đầy đủ của hồ sơ khai thuế.

Như vậy, trong năm 2026, hộ kinh doanh có doanh thu từ 200 triệu đồng trở xuống sẽ được miễn thuế TNCN và thuế GTGT, đồng thời vẫn phải tuân thủ các nghĩa vụ khai báo thuế cơ bản.

4. Lợi ích và những điểm cần lưu ý khi chuyển đổi từ thuế khoán sang thuế kê khai đối với hộ kinh doanh

Việc chuyển đổi từ phương pháp thuế khoán sang kê khai thuế là bước quan trọng đối với hộ kinh doanh kể từ ngày 01/01/2026 theo quy định tại Nghị quyết 198/2025/QH15. Quá trình này mang lại nhiều lợi ích, nhưng đồng thời cũng cần lưu ý để tránh rủi ro pháp lý.

4.1 Lợi ích khi chuyển đổi sang thuế kê khai

• Quản lý thuế minh bạch và chính xác: Hộ kinh doanh kê khai thuế sẽ có hệ thống sổ sách, chứng từ rõ ràng, giúp cơ quan thuế và bản thân hộ kinh doanh theo dõi doanh thu, chi phí, lợi nhuận một cách chính xác.
• Tối ưu nghĩa vụ thuế: Khi kê khai thuế dựa trên doanh thu và chi phí thực tế, hộ kinh doanh có thể khấu trừ các khoản chi phí hợp pháp, giảm số thuế phải nộp so với phương pháp khoán cố định.
• Tăng uy tín và cơ hội kinh doanh: Việc kê khai thuế đúng quy định giúp hộ kinh doanh tạo niềm tin với đối tác, ngân hàng và cơ quan quản lý, mở ra cơ hội vay vốn, hợp tác hoặc tham gia các dự án kinh doanh lớn.
• Dễ dàng mở rộng quy mô và hợp thức hóa hoạt động: Hộ kinh doanh kê khai thuế sẽ thuận lợi hơn khi mở rộng hoạt động, chuyển đổi thành doanh nghiệp, hoặc tham gia các chính sách ưu đãi thuế và tín dụng của Nhà nước.

4.2 Những điểm cần lưu ý khi chuyển đổi sang thuế kê khai

• Bắt buộc có hóa đơn, chứng từ hợp lệ: Tất cả hàng hóa, dịch vụ mua vào và bán ra đều phải có hóa đơn chứng từ theo quy định tại Thông tư 88/2021/TT-BTC.
• Hệ thống sổ sách và phần mềm kế toán: Hộ kinh doanh cần triển khai hệ thống sổ sách đầy đủ và có thể sử dụng phần mềm kế toán phù hợp để ghi chép chính xác các giao dịch.
• Tách biệt tài khoản ngân hàng: Việc sử dụng tài khoản riêng cho hoạt động kinh doanh kê khai giúp quản lý dòng tiền rõ ràng và minh bạch.
• Khai thuế đúng hạn và trung thực: Dù được miễn thuế trong một số trường hợp, hộ kinh doanh vẫn phải khai thuế đầy đủ, chính xác và nộp hồ sơ đúng hạn, tránh vi phạm pháp luật thuế.
• Đảm bảo đóng BHXH cho người lao động: Nếu hộ kinh doanh có lao động thuê ngoài, việc đóng BHXH đầy đủ là bắt buộc khi thực hiện kê khai thuế.

Chuyển đổi từ thuế khoán sang thuế kê khai mang lại nhiều lợi ích về quản lý, tối ưu nghĩa vụ thuế và nâng cao uy tín kinh doanh. Tuy nhiên, hộ kinh doanh cần lưu ý các quy định về hóa đơn, sổ sách, tài khoản và khai thuế đúng hạn để đảm bảo thực hiện đúng pháp luật.

Thực hiện chuyển đổi từ thuế khoán sang thuế kê khai đúng quy định cùng Thuận Việt TN

Việc nắm vững và thực hiện đúng quy định về chuyển đổi từ thuế khoán sang thuế kê khai từ năm 2026 là bắt buộc đối với mọi hộ kinh doanh, giúp đảm bảo nghĩa vụ thuế, tối ưu chi phí và tránh rủi ro pháp lý. Tại Thuận Việt TN, chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn toàn diện, bao gồm:

• Xác định hồ sơ và phương pháp áp dụng: Hướng dẫn hộ kinh doanh chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, xác định đúng phương pháp kê khai và các mẫu tờ khai phù hợp theo Thông tư 86/2024/TT-BTC, Thông tư 40/2021/TT-BTC.
• Hướng dẫn kê khai và nộp thuế: Tư vấn chi tiết quy trình kê khai, tính toán số thuế TNCN và thuế GTGT phải nộp, cách xử lý các trường hợp miễn, giảm thuế và khai báo trên phần mềm HTKK hoặc Etax.
• Tư vấn xử lý rủi ro pháp lý: Hỗ trợ hộ kinh doanh phòng tránh vi phạm, xử lý kịp thời các sai sót liên quan đến hóa đơn, chứng từ, sổ sách và kê khai thuế.

Với kinh nghiệm chuyên sâu, Thuận Việt TN giúp hộ kinh doanh cập nhật chính sách thuế 2026 kịp thời, thực hiện chuyển đổi sang phương pháp kê khai đúng quy định và vận hành hoạt động kinh doanh hiệu quả, an toàn.